EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y CARACTERÍSTICAS

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SUS CARACTERÍSTICAS

¿Qué es proceso administrativo?

Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.

CARACTERÍSTICAS:

1.UNIVERSALIDAD: se refiere a su carácter social, pues donde exista un grupo de individuos en busca de un objetivo(independiente de su naturaleza) debe existir una coordinación de recursos.

2.ESPECIFICIDAD: aunque la administración este integrada por otras ciencias complementarias su esencia es única.

3. UNIDAD DE PROCESO TEMPORAL: la administración siempre se dará en función de la planeación, organización, dirección y control; independientemente del grado de aplicación de cada uno.

4.UNIDAD JERÁRQUICA: delimita la administración en un marco de lineas de autoridad.Relación superior-subordinado.

 

¿QUÉ ES PROCESO ADMINISTRATIVO?

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

Planeación en el proceso administrativo

La planeación es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y quién ha de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar.

La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.

La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades. La naturaleza esencial de la planeación puede ponerse de relieve mediante sus cuatro componentes principales que son:

Otra razón por la cual se les ha dado en llamar fase estática y dinámica, es debida a la relación que se tiene con las personas. Generalmente en la fase estática se tiene poca o nula relación con personas, en tanto que en la fase dinámica, existe gran actividad e interacción con otros seres humanos

El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Puesto que las organizaciones empresariales de organización, integración, dirección, liderazgo y control están encaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales, la planeación lógicamente precede a la ejecución de todas las funciones.

 

PLANEACION EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN

Se entiende por organización social a toda aquella agrupación de personas que se establece a partir de elementos compartidos, ideas en común, formas similares de ver al mundo. Además, es importante para que tal grupo de personas sea considerado una organización social que exista un objetivo a realizar, sea este solidario o particular. Esto es así ya que una organización social debe existir siempre por una razón y no por espontáneas variables causales (en cuyo caso no estaríamos hablando de organizaciones sociales sino más bien de expresiones comunes de ciertos grupos sociales).

Importancia de la organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

 

LA ORGANIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

La dirección en el proceso administrativo es la fase más dinámica de todo el proceso, debido a la interactividad que existe entre las personas miembros de un equipo de trabajo y su gerente. Entender el concepto de la dirección en el proceso administrativo y sus funciones es fundamental para avanzar en las otras fases del proceso.

Para dirigir un conjunto de actividades se requiere que el gerente tenga capacidad de persuasión y la habilidad de liderar. Un líder además, debe tomar decisiones lógicas aunque también existirán algunas basadas en la intuición; por lo que su experiencia es fundamental.

¿En qué consiste la dirección del proceso administrativo?

Es la tercera fase del proceso administrativo. Va después de la organización y precede a la fase de control; en algunos casos es llamada la fase de ejecución simplemente.

Esta fase se lleva a cabo con la participación de un gerente quien es el encargado de motivar al equipo de trabajo, así como velar por la coordinación del mismo e instruir y ayudar a los miembros que lo necesiten. Sin embargo, sus funciones son aún más amplias.

A lo largo del tiempo, los tipos de liderazgo empresarial han ido evolucionando desde formas rígidas basadas en una dirección más estricta, hasta liderazgos en los que la empatía y el conocimiento humano han adquirido mayor relevancia.

 

LA DIRECCIÓN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL E IMPLEMENTACIÓN

CONTROL E IMPLEMENTACIÓN

El control

Cuando se habla de control muchas veces se refiere a la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento, en el que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas y puede ser considerada como una de las más importantes para una óptima labor gerencial.

Analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol, Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificación y las áreas de desempeño.

Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa”

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”

A continuación se detallan algunos consejos y elementos que facilitaran para el usuario el diseño y la implementación de un sistema administrativo:

* Primeramente debe existir compromiso por parte de todo el personal de la organización para el cumplimiento de los objetivos.

* Las personas encargadas de la administración y del diseño del sistema deben ser los líderes de cada equipo de trabajo existente en la empresa.

* Debe permitir la innovación y creatividad para la toma de decisiones y la solución de conflictos.

* La información que se proporcione debe encontrase en términos claros y transparentes para el fácil entendimiento en el personal.

* Proporcionar un liderazgo participativo.

* Debe existir un cambio de actitud en todo el personal para adaptarse al cambio.

* Permitir la minimización de los riesgos de fracaso.

* Relacionamiento con los objetivos establecidos en el tiempo.

* Para la obtención del éxito de la implementación debe existir autogestión y auto control de todos los involucrados en el desarrollo del proceso.

* Las funciones y responsabilidades deben ser asumidas por cada uno en el desempeño de su trabajo.

* La comunicación debe ser altamente eficaz y eficiente.

* Constante evaluación y retroalimentación de los resultados obtenidos con la aplicación del nuevo sistema.

* Crear la necesidad de capacitación y motivación continua del personal.

* Desarrollar habilidades y aptitudes para la toma de decisiones.

* Trabajo en equipo.

 

CONTROL E IMPLEMENTACIÓN